はじめに

新型コロナウイルス感染症拡大のため長期の外出自粛、テレワークの普及などにより、人々の在宅時間が大きく増えました。多くの消費者が外出自粛し、家で楽しめる動画配信サービスのニーズが高まり価値観や社会生活が一変する中で、営業スタイルにおいても、対面からオンラインへと変容を見せています。また、ウェビナーをはじめとして、「オンラインカンファレンス」「オンライン社員総会」など、数年前には想像もできなかった様々なオンラインイベントが開催されるようになりました。

オンラインイベント開催って不安？

この記事を読んでくださっているあなたが、オンラインイベントの配信を開催することになるご担当者であれば、オンラインイベント開催に紐づく、企画や配信に正直不安はありませんか？

イメージしている配信は実現可能なのか？そもそも、どのようにして準備をするべきか？何から手を付け、何に気をつけるべきか？配信する内容をもとに、自社のリードの獲得や、商談機会の獲得へどうやってつなげていくべきか？頭の中にある不安や、懸念をあげるときりがないかもしれません。事実、オンライン配信には入念な準備と、本番時に発生するトラブルに対処できる豊富な経験、そしてスキルが求められます。

本記事では、オンラインイベントの配信を開催することになる担当者の方に少しでもお役に立てるよう、「配信イベントの開催に向けて、開催担当者として気をつけたいポイント」を解説していきます。

配信イベントの開催に向けて、開催担当者として気をつけたいポイント

要件の定義

まずは配信イベントの要件を定義しましょう。

・配信の目的は？
・配信のスタイル（one way or two way)
・登壇者人数は何人いて、それぞれの登壇者の環境は、オフラインかオンラインか？
・配信する動画やPPTなどのスライドの有無
・配信先や、登壇者間で同時通訳は必要か？
・字幕表示、テロップ表示は必要
・視聴側環境について視聴参加者人数規模や、画質・音質・参加者制限の有無
・生配信にこだわるか、事前収録映像の配信にするか？

最適な配信プラットフォームの検討

情報を共有するための一方向的な配信の場合と、セミナー形式の質疑応答があるインタラクティブな配信では、最適なプラットフォームが異なります。その他にも視聴に参加できる人数や、リアルタイムの中継なのかどうか、配信される画質や音質、データの通信量などによって、選択すべき配信のプラットフォームは変わります。

例えば、代表的なものとしては「YouTube Live」が挙げられます。無料で利用が可能で、ライブ後にアーカイブを残せる、普段からのユーザーが多いために参加者も使いやすいなどのメリットがある一方で、「YouTube Live」上でアーカイブした動画を、不正に保存されたり拡散されてしまうなどのデメリットもあります。

この場合有料のプラットフォームだと、料金は発生してしまいますが、一定のセキュリティ対策があるため、そういったトラブルを未然に防ぐことができます。このようにプラットフォームごとにメリットとデメリットがあるので、導入目的と配信で何をしたいのか？を明確にした上で、最適な動画配信プラットフォームを選定することが重要です。

インターネット回線の確保

「YouTube Live」などネットを利用した配信の場合は、インターネット回線を利用した配信となるため、回線速度を重要視する必要があります。どれだけ良い機材、素晴らしい登壇者、有益な内容であったとしても、インターネットの回線速度に問題があれば円滑な配信ができず、そこまでかけた準備時間とコストは水の泡となってしまいます。屋外での配信ではない場合は、通信制限がなく、回線速度の速い光回線がおすすめです。本番当日の利用にのみ限らず、必ず事前にアップロードやダウンロード容量の測定を行い回線速度に問題がない事を確認すること。また回線トラブルで、配信が中止とならないよう、非常用の回線を予算に応じて準備しておくということもご検討ください。

事前制作期間における準備

イベント当日に向けて、以下に関しても準備が必要です。

・本番迄の制作スケジュール（いつまでも、何を決め、判断するか？）
・配信系統図（上記で決めた要件に適応したセットアップになっているか？どの領域を誰が担当するか？）
・台本（誰が、いつ、何を、どう話し、配信映像にどのような構図で放映されるか？）
・配信トラブル発生時にも、配信遅延が起きないように、機材や、配信プラットフォームのWスタンバイ
・リハーサルの徹底（台本上の予定進行内容を、配信設備・登壇者・プラットフォームに不備や無理などなく、トラブルにならないか事前に確認）
・本番当日の運営計画（当日の準備スケジュールやリハーサルタイミング、コロナ対策や関係者のそれぞれの行動などの計画）

最後に

このように、一口で配信イベントと言っても様々な機材や環境、準備が必要になります。当社では、様々な種類のオンライン配信を実施しています。

様々な企業のオンラインイベントを、企画から制作、当日の配信運営はもちろん、動画撮影や動画編集、LP制作やWEB制作まで、オンラインイベントを基軸としたマーケティング・プロモーション施策の全体・個別設計、実現までを対応しております。失敗が許されないオンライン配信イベントを検討されている方は、無料ヒアリングを行なっておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。