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社内イベントをオンラインで開催する意義とは〜オンライン開催のメリットを活用した社員エンゲージメントの高め方〜

オンラインイベント

コロナ禍で急速に発展したオンラインイベント

2020年に世界を襲った新型コロナウイルスの影響により、リモートワークの導入が急速に進み、新型コロナ感染症対策の観点から様々な今まで実施されていたリアルイベントが余儀なく中止される自体が続き、オンライン配信による実施への移行が進んでいきました。
オンラインイベントでは「臨場感が感じられない」「直接的なコミュニケーションがとれない」などといった否定的な意見もあることは事実です。しかし、マイナスな点ばかりではなく、「気軽に参加出来る」「全国どこからでも参加が出来る」などといったメリットもあり、イベントによってはオフラインイベントよりも効果的な集客やプロモーション効果を得られることも確かです。オンラインイベントが定着してきている理由もここにあるのではないでしょうか。

社内イベントもオンライン開催が有効なイベントのひとつであり、この記事では社内イベントのオンライン開催のメリット、社員のエンゲージメントを高め、成功させるためのポイントについて考えていきたいと思ます。

社内イベント開催の目的

まず、企業で行われる社内イベントと目的について考えてみましょう。

【社員総会】
目的:共通認識の醸成(経営方針の共有など)/帰属意識の醸成/社員のモチベーションアップ

【懇親会】
目的:帰属意識の醸成/社員のコミュニケーション促進

【内定式/入社式】
目的:新入社員へのフォロー/モチベーションアップ

【社内コンペ/プレゼン】
目的:競争意欲の醸成/承認欲求の充実

主に企業で行われる社内イベントと目的は上記の通りであり、コロナ禍以前はリアルな会場に社員全員を集め、一体感を感じながら社内の活性化、社員エンゲージメント向上を目的として開催していた企業がほとんどでだと思います。
コロナ禍において、リモートワークが推奨され、社員同士にコミュニケーションが以前と比べて希薄にならざるを得ない状況でもこういった社内イベントをオンラインで開催することで社員のエンゲージメントを維持しようと努力をしている企業は多くあり、社内イベントをプロデュースして欲しいという依頼を頂くことも少なくありません。

オンラインイベントが浸透してきた現在でも「リアルでの一体感を大切にしたい」と、リアルでの社内イベントの開催を重要視する企業も数多く存在していることも確かですが、一方で様々なメリットがあることからオンラインでの社内イベント開催を継続しようと考えている企業も多いはずです。

社内イベントに限らず、オンラインで研修や説明会を実施する企業も増えてきており、これは様々なイベントをオンラインで開催することに多数のメリットを感じている企業が多いことに理由が挙げられるのではないでしょうか。

オンラインで社内イベントを実施するメリット

次にオンラインで社内イベントを実施することのメリットを考えていきたいと思います。

◇社員の人数にもよるが会場費が抑えられる
→予算の再配分が可能となり、企画や制作面、エンタメコンテンツなどに費用をかけられる。

◇全国の拠点にいる社員も参加可能
→全国から移動なしで参加可能なため、他拠点の社員同士の交流が可能。
日本全国だけではなく海外拠点からの参加も可能。

◇参加のハードルが下がる
→前述の通り、どこからでも参加可能なため、移動時間等の制約が減り、リアル開催よりもスケジュール調整が容易であったり、育休や時短勤務をしている方たちも自宅からの参加が可能となることで、参加する際のハードルが低くなる。

◇オンラインならではのエンタメ性を持たせることが可→配信映像をニュース風やバラエティ番組風にするなどオンラインでしか出来ない演出が可能。

◇双方向のコミュニケーションをリアルタイムで行うことが可能
→配信プラットフォームのチャット機能やコミュニケーションツールを活用することで登壇者と参加者のリアルタイムでのコミュニケーションが可能。

社内イベントをオンラインで実施するメリットを5点挙げさせていただきましたが、こちらを見て頂くとわかる通り、リアルで開催するメリットとは全く違うメリットが多数あります。

これらのメリットを理解して社内イベントを企画することが大切です。そうすることにより、リアルで開催していた社内イベントよりも効率的に効果を得られることも多分にあると感じます。そして、このメリットは、リアルでの社内イベント開催が出来なくなってしまったことのデメリットを凌駕すると言っても過言ではないと考えます。

新型コロナウイルスの影響で社内イベントの開催が難しくなってしまったという企業も多くあると思いますが、オンライン開催のメリットを見直し、再検討してみてはいかがでしょうか。今後は、イベントごとにメリットを最大限に引き出せる実施方法を検討し、“社員総会はオンラインで実施”“懇親会はリアルで実施”などといったようにイベントごとにオンライン開催とリアルでの開催を使い分けてくる企業も多数出てくると思います。

オンライン開催の社内イベントで社員エンゲージメントを高める方法

社内イベントのオンライン開催について、リアルでの開催にはないメリットがあることに触れましたが、次に、このメリットを活かし、社員のエンゲージメントを高める社内イベントを開催するにはどうすれば良いか考えてみましょう。エンゲージメントを高めるには「一体感」「信頼関係」「相互貢献」を感じて頂くことが大切です。オンライン開催だからこそ実施可能なコンテンツ展開でそれらを感じていただきます。

◇オンライン開催ならではの演出

・グリーンバックを使用した豪華な演出
・テロップやワイプなどを使用して番組風にアレンジ
・事前にオンラインMTGで使用可能な背景を配布しチームごとで同じ背景で参加していたり、同じTシャツで参加して頂くなどして参加
・「乾杯&おつまみセット」などを送り乾杯が出来る一式を事前配布

上記の様な演出で飽きさせない工夫を行い、リアルでは味わえない演出方法で参加者を楽しませます。また、リアルで感じる別の方法で一体感を演出し、チーム意識を実感して頂くことでエンゲージメントを高めることが可能です。また、オンラインでもみんなで乾杯が出来る様にお酒とおつまみを事前に参加者に配布し、同じ環境で参加していただき、一体感の醸成したりなど様々な工夫でオンライン開催ならではの演出が可能です。

◇オンライン開催ならではのコンテンツを実施

コミュニケーションツールの活用
→チャット機能を活用したコミュニケーションを始め、参加者のリアクションをリアルタイムで画面上に反映出来るツール、リアルタイムでアンケート集計が可能なツールなど様々なツールがサービス提供されているので、それらのツールを導入し、登壇者やMCのとの意見交換や質疑応答行うなど、普段コミュニケーションを取らない様な方たちとのコミュニケーションを取ることが出来るのもオンライン開催ならではのメリットです。
こういったコミュニケーションを取ることで、会社の形成に自分も参画しているということを実感していただくことが出来ます。

・参加型コンテンツの実施
・豪華賞品がゲット出来るコンテンツの実施
→謎解き、脱出ゲームやクイズ大会、ブレイクアウト機能を活用したディスカッションなど、大人数であればあるほどリアルでは実施が難しいコンテンツもオンラインの場合可能です。全員参加で楽しめるコンテンツを盛り込むことで、社員同士のコミュニケーション促進、活性化を図れます。
また、豪華景品が当たるビンゴ大会など目玉となるコンテンツを準備しておくなどすることで社員のみんなが参加したくなるような工夫をすることも大切です。

(参考)クイズ大会参考事例
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000003.000060777.html

1回の社内イベントで上記のすべてのコンテンツを展開することは難しいかと思いますが、イベントにあった演出やコンテンツを展開することで、リアルで開催した際とは違った読後感を得られることは間違いないでしょう。
オンライン開催ならではのコンテンツを展開し、飽きさせない演出を行うことで社内イベントを楽しんで頂き、イベントを通じて、「一体感」「信頼関係」「相互貢献」を感じて頂くことがエンゲージメントを高めるポイントです。

社内オンラインイベントを成功させるポイント

前の項目で、社員エンゲージメントを高める様なコンテンツについて触れましたが、参加する社員が「参加したい!」という気持ちを持っていただけるような企画を準備しすることが重要なポイントです。

しかし、前述の様なコンテンツを実施しても、イベントがスムーズ進行しなかったり、配信の画が一辺倒で変化がなかったりすると、参加者の離脱率が上がり、せっかくのオンラインイベントでのメリットを得ることが出来ません。ましてや、代表などの重役がスピーチしている最中に配信映像や音声が途切れてしまっては逆に参加している社員のモチベーションやエンゲージメントを下げてしまうことに繋がりかねません。そのため、実施コンテンツを検討することも大事ですが、事前準備の段階で進行の段取り、機材の選定、カメラワークの検討、ネットワーク回線の整備など事前に検証、リハーサルを行い、事前リスクを抑えた上でトラブルのないように実施することが非常に重要になります。

また、参加者へ向けて事前に参加URLを案内し参加方法を周知することや参加における質問を事前に受け付けたり、参加者の中にはオンラインでの参加に不慣れな方もいらっしゃる場合もあるので、参加者に向けてのケアも、オンラインイベントを成功させる大切なポイントとなってきます。

リアルの社内イベント、オンライン開催の社内イベント、それぞれが持つメリットを上手に使い分け、より効率的に社員のエンゲージメントを高めることを目的とした社内イベントを行う企業は今後も増えていくことでしょう。

 

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