はじめに

はじめまして！本コラムライターの江上です！当社に新卒で入社し10年目になる中堅社員です。

コロナ影響でイベント業界は大変だ、イベント実施はできない。このようなネガティブな声が挙がっているのは事実です。そこで、私が実際にコロナ第一波から現在に至るまでで経験したコロナ禍でイベント業界に起きたこと / 対応したことをまとめています。「今、どうイベントを実施したら良いのだろうか、実際にイベント業界どうなの？」このような疑問をお持ちの方に対して結論からお伝えします！

「安心してください、コロナ影響は少なからずあるもののイベントプロモーション領域は死んでいません！」

コロナ禍でイベント業界に起きたこと

2020年3月頃から軒並み決定していたリアルイベントが中止に

「いつまでにキャンセル連絡すればキャンセルフィー発生しませんか？」「このご時世でのキャンセルなのでキャンセルフィーを調整してほしい」何度こういったやりとりをこの期間中にしたことか・・・売上見込みが日に日に減っていく・・・

イベント企画制作会社の一員としてここまでイベントが中止になり苦しくなったのは入社以来初であった。イベントが中止になっていく中でwithコロナにおいてクライアントの課題を解決できるような弊社ソリューションを活用した自主提案の企画を何本も作る毎日が続いた。このままイベントプロモーション領域は減っていき我々の行き場がなくなってしまうのか、、、そんな中、当社のオフィスでは工事が始まっていた。なぜこのタイミングでオフィス改修？？？

主流となったオンライン配信イベント

安倍総理大臣から発令された一回目の「緊急事態宣言」。(2020年4月7日)
人と人との距離の確保、マスクの着用、手洗いをはじめとした「新しい生活様式」の定着に日本国内全体が動き始めた期間。全国的かつ大規模なイベントなどは、リスクへの対応が整わない場合は中止や延期など、慎重な対応を求められた。
その中で多くの企業が新型コロナウイルスのリスクを回避するために会場で実施するイベントではなく、オンラインでのイベントへと移行。緊急事態宣言発令から2ヶ月後の2020年6月、当社は自社オフィス内に配信スタジオ「F studio」をオープンさせた。前述したオフィスの工事とは、この配信スタジオの設立だったのだ。
なんといってもイベント企画制作会社がオープンさせたスタジオのため、イベントを行うために必要な各種テクニカル機材に加え、リアルなイベントをオンライン配信するための各種配信 設備が備わっているのが特徴。2020年6月のオープン以来、週に数本配信イベントを実施し当社としてのオンライン配信における実績、知見蓄積に結びついている。また、当社では社内の若手の現場力を鍛えることを目的に、模擬記者発表会を本配信スタジオの空きがある日にて複数グループに分けMC、ゲスト(芸人)も実際に呼び年に数回実施をしている。

¥200,000（スタジオ利用料・機材費込）と使い勝手が良い配信スタジオなので配信イベントにお困りの方は問い合わせお待ちしております！配信を伴わない多目的な利用(撮影、懇親会、セミナーetc)も可能です。

リアルイベント再開際し重要なこと

新しい生活様式に合わせイベントのあり方もご存知の通り変わっています。1回目の緊急事態宣言が発令されたタイミングでは軒並みリアルイベントが中止になっていったが、緊急事態宣言解除後は徐々にリアルイベント再開の動きが出てきた。その中で何よりも重視しなければいけないのは、来場されるお客様 / 実施する会場にコロナ対策が万全であることを示すこと。コロナ影響によりリアルイベント実施を見送る企業様もあるが、当社としてもガイドラインを作成し、遵守した上でイベントの再開を決断したクライアント様の案件に関しては随時実施に向けて担当させていただいている。コロナ禍とはいえ、コロナ対策を万全にした上でリアルイベントは徐々に再開しています！
また当社ではコロナ対策委員会を立ち上げ、各実施イベントごとにコロナ対策チェックリストの事前確認、運営マニュアルへコロナ対策事項網羅されているか否かの確認の徹底も図っている。Withコロナにおけるイベント運営をする上で安全・安心なクオリティ担保を実現しています。

求められる地場化

“地場化”と聞いた時にピンとこない方も多いと思います。
徐々にイベントが再開しつつも、会場側からの制約がコロナ影響により厳しくなった事実がある。例えば、「コロナ発生者が多い東京からのスタッフ派遣NG」や「緊急事態宣言発令エリアからのスタッフ派遣NG」といった制約。イベントを実施する上で、コアなイベントスタッフ人材は東京を中心に主要な首都圏に多く集まるケースが多い。この制約が適応されると、「該当スタッフが入館できない = イベントが実施できない」ということに繋がりかねない。

その中で当社は数多くのフィールドプロモーションを全国で展開していることもあり地場ネットワークを有しています。会場側からの要請に合わせ、派遣できるエリアからのスタッフ拠出を通じてこの困難を乗り越えた実績がある。私が携わっている某商業施設での通信キャリアイベントの実施においては、「新潟県に在住しているスタッフ以外の入館がNG」という要請を受けたが、新潟スタッフを募集/採用・教育を経て、実施クオリティも担保した実施を実現。その場合に地場のイベント会社に直接声を掛ければ良いのでは？と思う方もいるかもしれませんが、当社の強みとしては、過去ノウハウを活かした主要拠点での一元管理ができる点で優位性が高いと自負しています。会場側のスタッフ派遣規制によりイベント実施に悩まれている担当者様、ご相談お待ちしております。

■オフィス拠点一覧(2021年9月時点)　※サテライト拠点含む

補足にはなりますが、イベントに必要なツール周りの制作、納品も全国47都道府県対応可能です！

ご一読ありがとうございました。
コロナ影響によりイベント業界には大打撃が起きているのは事実です。が、時代に合わせ配信スタジオをオープンさせたり、スタッフ派遣規制を地場ネットワークで乗り越えたりと当社グループの総合力でこの困難な状況を乗り切っているのが事実です。
「コロナ禍だからイベントが実施できない」ということはありません。然るべき対策を講じることでイベント実施は可能です。リアルイベントの実施を困っている企業様がいましたら、是非とも当社に気軽に相談していただければと思います！